Marketing Operations Coordinator - Stellenbosch, South Africa - Stellenbosch University

Stellenbosch University
Stellenbosch University
Verified Company
Stellenbosch, South Africa

1 week ago

Thabo Mthembu

Posted by:

Thabo Mthembu

beBee Recruiter
Description
Duties/Pligte
- The incumbent will be responsible for promotions, events, and related initiatives to elevate brand reputation and the Business School brand experience. This role will be responsible for executing the planning, coordination, and hosting school activities. This role also involves meticulous financial management, ensuring accurate capturing and reporting of financial information to facilitate decision-making._

**Planning and coordination**:

- Implementing comprehensive plans for promotions, events, and related activities, including student farewells, gala dinners, and conference support;
- Collaborating with internal teams and external partners to ensure the seamless execution of events;
- Effectively managing timeliness and resources to achieve set objectives.

**Finance**:

- Processing invoices and relevant documentation in the SU system according to established guidelines;
- Addressing enquiries related to financial administration;
- Executing payments to suppliers;
- Collaborating with the Business School s Financial Manager on campus;
- Maintaining organised financial files.

**General administration**:

- Managing the schedule for all requested functions, including year-end events;
- Assisting with registration during functions;
- Performing general administrative duties;
- Supporting the Head of Marketing with administrative duties;
- Packaging brochures, magazines, and other marketing materials for shipping;
- Managing brand collateral.

**Event coordination**:

- Coordinating, managing, and implementing external and internal events from inception to conclusion;
- Selecting venues, choosing vendors, deciding on menus, arranging accommodation, coordinating transportation for attendees, and distributing promotional materials;
- Attending events to oversee operations and address any challenges that may arise.
- Die posbekleër sal verantwoordelik wees vir promosies, geleenthede en verwante inisiatiewe om die Bestuurskool se handelsmerkreputasie en handelsmerkervaring te verhoog. Hierdie rol sal verantwoordelik wees vir die uitvoering van die beplanning, koördinering en aanbieding van skoolaktiwiteite. Die rol behels ook noukeurige finansiële bestuur, om akkurate vaslegging en verslagdoening te verseker ten einde besluitneming te vergemaklik._

**Beplanning en Koördinering**:

- Implementeer omvattende planne vir promosies, funksies en verwante aktiwiteite, met inbegrip van studenteafskeidsgeleenthede, gala-etes en ondersteuning vir konferensies;
- Samewerking met interne spanne en eksterne vennote om die naatlose uitvoering van geleenthede te verseker;
- Doeltreffende bestuur van tydlyne en hulpbronne om gestelde doelwitte te bereik.

**Finansies**:

- Verwerk fakture en toepaslike dokumentasie in die US-stelsel volgens vasgestelde riglyne;
- Antwoord navrae met betrekking tot finansiële administrasie;
- Betalings aan verskaffers;
- Samewerking met die Bestuurskool se Finansiële Bestuurder op kampus;
- Sorg dat georganiseerde finansiële lêers bygehou word.

**Algemene administrasie**:

- Bestuur die dagboek vir alle funksies wat versoek is, insluitend jaareindfunksies;
- Hulpverlening met registrasie tydens funksies;
- Uitvoer van algemene administratiewe pligte;
- Ondersteun die Bemarkingshoof met administratiewe pligte;
- Verpak brosjures, tydskrifte en ander bemarkingsmateriaal vir versending;
- Bestuur handelsmerkinhoud.

**Geleentheidskoördinering**:

- Koördineer, bestuur en implementeer eksterne en interne funksies van die begin tot die einde;
- Besluit op lokale, besluit oor verskaffers, besluit oor spyskaarte, reël verblyf, koördineer vervoer vir deelnemers, en versprei promosiemateriaal;
- Woon funksies by om toesig te hou oor bedrywighede en enige uitdagings wat mag opduik, te hanteer.

Job Requirements/Pos Vereistes
- Excellent verbal and written communication skills;
- Strong organisational and planning abilities with excellent attention to detail;
- The ability to multitask and prioritise tasks efficiently in a fast-paced environment;
- Understanding financial processes and experience in processing financial invoices aligned to financial and procurement policies;
- Professional appearance, energetic and excellent interpersonal skills;
- The ability to work after hours and to travel when required;
- Proactive problem-solving skills and the ability to work independently;
- Eagerness to learn and grow within the marketing operations and coordination field.
- 'n Toepaslike driejaar diploma met minstens drie jaar se ervaring in 'n soortgelyke pos. Kandidate met 'n eenjarige na-skoolse kwalifikasie kan oorweeg word indien hul bewys kan lewer dat hul meer as vyf jaar se toepaslike ervaring het en oor uitstekende vermoëns beskik;
- Uitstekende mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede;
- Sterk organisatoriese en beplanningsvaardighede met besondere aandag aan detail;
- Die vermoë om veelvuldige take doeltreffend en terselfdertyd uit te voer en te prioritiseer
More jobs from Stellenbosch University
See all jobs of Stellenbosch University